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Die Verbandsgemeinde Hauenstein hat einen „Digital-Beirat“

Foto: Altbacken, in die Jahre gekommen und nicht auf aktuellem Stand: Die Homepage der VG Hauenstein soll neu aufgebaut werden (ran)

HAUENSTEIN. Um selbstständig bleiben zu können und der ungeliebten Fusion zu entgehen, hat die Landesregierung der Verbandsgemeinde Hauenstein Hausaufgaben aufgegeben, die –nach neuestem Stand- bis ins Jahr 2023 abzuarbeiten sind. Dann wird das Land die „Situation der VG Hauenstein neu bewerten und über einen Gebietsänderungsbedarf befinden“, wie es Mainz im Oktober 2019 formuliert hatte.

Zu den Aufgaben, die zu erledigen sind, zählt unter anderem die Vereinbarung von interkommunalen Kooperationen, um gemeinsam mit Partnern Sachgebiete effizienter beackern zu können. Dazu zählt auch, die Verwaltung „zukunftsfest“ zu strukturieren. Und diesem Ziel dient es, die Verwaltung digital breiter aufzustellen. Wie weit ist man damit im Rathaus in der Hauensteiner Schulstraße?

„Wir sind dran, es läuft“, sagt Bürgermeister Patrick Weißler auf unsere Nachfrage nach dem Stand der Digitalisierung der Verwaltung. Und er fährt fort: „Wir sind schon ein Stück weit fortgeschritten, aber noch lange nicht am Ziel. Bis zum Ziel braucht es noch Zeit.“ Das Ziel? „Die Digitalisierung muss die Abläufe in der Verwaltung optimieren, muss die Papierflut hemmen und sie muss sich als Erleichterung auch beim Bürger, der die Dienste der Verwaltung in Anspruch nimmt muss, abbilden“, formuliert der Verwaltungschef die Zielrichtung.

Folgt man dem Bürgermeister, dann läuft gegenwärtig der Prozess auf mehreren Ebenen.

Um ihn zu koordinieren, wurde ein „Digital-Beirat“ gebildet. Ihm gehören neben Mitgliedern des Verbandsgemeinderates und Mitarbeitern der Verwaltung auch externe Experten an. Der Digital-Beirat werde die anstehenden Schritte fachlich begleiten, so Weißler. Und da steht einiges auf der Agenda. So wolle man die altbackene und in die Jahre gekommene Homepage der Verbandsgemeinde neu aufbauen.

Sie soll auf „neue, moderne Füße“ gestellt werden. Und die neue Homepage, die ja auch umfängliche Visitenkarte der Kommune ist, soll nicht nur optisch aufgehübscht werden, wie Weißler formuliert.  Vielmehr sollen auch „die fachlichen Prozesse eingebunden und so abgebildet werden, dass sie die Vorgaben, wie sie vom Online-Zugangsgesetz (OZG) gefordert werden, umsetzt“. Mit der Erstellung einer neuen Homepage, wofür mit Kosten von rund 10.000 Euro zu rechnen ist, wurde das Unternehmen „Chamaeleon – die Webarchitekten“ aus Montabaur beauftragt.

Dann wolle man auch das Dokumentensystem „Regisafe“, das auf die Bedürfnisse von öffentlichen Verwaltungen zugeschnitten sei, ausbauen und um weitere Module ergänzen. Das System wird verwaltungsintern schon seit vielen Jahren benutzt. „Damit können wir von der papierbasierten auf die elektronische Aktenführung umsteigen“, sagt Weißler. Das hemme die „Papierflut“ und leiste so auch einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Schonung der Ressourcen. Der Rat genehmigte unlängst in nicht öffentlicher Sitzung Mittel in Höhe von 36.000 Euro für die Beschaffung weiterer Regisafe-Module.

Über die Software werden alle eintreffenden Informationen, gleich, ob sie digital ankommen oder gescannt werden müssen, „zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und zuverlässig bereitgestellt“, wie es das Softwarehaus darstellt, das auch „mehr Einfachheit, mehr Ergonomie und mehr Effizienz“ verspricht. Freilich müsse, da ist sich der Bürgermeister sicher, auf dem Weg zur „e-Akte“ einiges an Vorarbeit geleistet werden: Zunächst und unabdingbar: Die Mitarbeiter müssen so geschult werden, dass sie die neuen Möglichkeiten souverän und kompetent beherrschen. Sukzessive muss auch bestehendes Aktenmaterial gescannt und eingepflegt werden, Zugriffsrechte müssen verteilt werden.

Neben Regisafe wird im Rathaus auch die Anwendung Orgasoft des Saarbrücker Unternehmens OSK verwendet: Über sie läuft unter anderem die Verwaltung der Wiederkehrenden Beiträge, das Grundstücksmanagement und die Kassensysteme. „Schnittstellen zwischen den beiden Anwendungen werden, wo es notwendig ist, geschaffen“, sagt Weißler. Hier müsse dann noch am Detail gefeilt werden.

Damit die Systeme –dazu zählt auch das Ratsinformationssystem, über das auch die Bürger beispielsweise Niederschriften öffentlicher Ratssitzungen einsehen können- reibungslos arbeiten können, müsse im Rathaus auch die bestehende digitale Infrastruktur „geupdated“ werden: Die Hardware müsse auf neuen Stand gebracht werden, eine neue Verkabelung für Lan-Verbindungen eingezogen werden. Um diesen Posten finanziell schultern zu können, werde im nächsten Haushalt „eine größere Position“ eingestellt werden. Das Gesamtpaket werde im Digital-Beirat vorbesprochen, im Hauptausschuss vorberaten und vom Rat mit dem Haushalt verabschiedet.